In het organigram is het helder. De functiebeschrijving klopt, het mandaat is vastgelegd, de lijnen zijn getekend. En toch vraagt iedereen zich af wie er nu eigenlijk over gaat. Besluiten blijven liggen, of worden op twee plekken tegelijk genomen. Mensen voelen zich verantwoordelijk voor dingen waar ze niet over gaan, en niet verantwoordelijk voor dingen die formeel bij hen liggen.
Een taak overdragen is iets anders dan verantwoordelijkheid
Het verschil lijkt klein, maar het is fundamenteel. Wie een taak overdraagt, vraagt iemand iets uit te voeren. Wie verantwoordelijkheid overdraagt, vraagt iemand om te oordelen, te beslissen en de uitkomst te dragen. Dat laatste kan alleen als er meer meeverhuist dan de taak.
Verantwoordelijkheid hangt samen met ten minste vier dingen:
- Mandaat: de bevoegdheid om te beslissen, ook als de beslissing anders uitvalt dan de leidinggevende zou kiezen.
- Informatie: toegang tot wat nodig is om een goed oordeel te vormen, inclusief de context die vaak alleen aan de top bekend is.
- Middelen: tijd, budget en mensen om het besluit ook uit te voeren.
- Consequenties: helderheid over wat er gebeurt als het goed gaat, en als het misgaat.
Ontbreekt een van deze vier, dan wordt verantwoordelijkheid een last zonder zeggenschap. Of een zeggenschap zonder last, en dat is net zo onwerkbaar.
Waarom de formele verdeling en de praktijk uit elkaar lopen
Op de homepage schrijf ik dat het op papier volstrekt helder is wat er van iedereen verwacht wordt, terwijl de dagelijkse praktijk vaak iets anders laat zien. Dat heeft alles te maken met de manier waarop we ons mandaat invullen en waar we ons verantwoordelijk voor voelen.
Formele verdelingen worden gemaakt op een moment. Daarna verandert de organisatie: mensen vertrekken, rollen groeien, er komen nieuwe dossiers bij. Informele afspraken vullen de gaten. Iemand pakt iets op omdat het anders blijft liggen, een ander laat iets los omdat het toch al door een collega wordt gedaan. Na een paar jaar is de werkelijke verdeling een laag van gewoonten die niemand meer volledig overziet.
Dat maakt het patroon niet dom. Die informele verdeling heeft de organisatie vaak geholpen om te blijven functioneren. Maar ze wordt een probleem wanneer er iets moet veranderen, omdat niemand precies weet waar de knoppen zitten.
Hoe ik formeel en feitelijk naast elkaar leg
In mijn werk vergelijk ik de formele verdeling met wat er in de dagelijkse praktijk gebeurt. Ik vraag mensen niet alleen wat hun rol is, maar ook welke recente beslissingen zij hebben genomen, welke ze hebben voorgelegd en welke ze hebben laten liggen. Het verschil tussen die drie zegt veel.
Ik kijk ook naar de momenten waarop verantwoordelijkheid verschuift. Bij een incident, bij een klacht, bij een besluit dat in de directie gevoelig ligt. Juist daar wordt zichtbaar of het mandaat stand houdt. En ik onderzoek of de mensen boven en onder elkaar dezelfde verdeling beschrijven. Vaak doen ze dat niet, en dan ligt daar het gesprek dat gevoerd moet worden.
Vragen voor uw organisatie
- Welke beslissingen worden formeel gedelegeerd, maar in de praktijk nog steeds voorgelegd?
- Heeft degene die verantwoordelijk is ook de informatie die u heeft?
- Wat gebeurt er met iemand die binnen het mandaat een besluit neemt dat achteraf verkeerd uitpakt?
- Zouden twee directieleden dezelfde verdeling van verantwoordelijkheden beschrijven?
De keuze die voorligt
Verantwoordelijkheid delegeren is geen administratieve handeling. Het is een afspraak over mandaat, informatie, middelen en consequenties, die alleen werkt als beide kanten zich eraan houden, ook wanneer het schuurt. De eerste stap is vaak een eerlijk beeld van hoe de verdeling nu feitelijk werkt.
Wilt u verkennen waar de formele en de feitelijke verdeling in uw organisatie uit elkaar lopen? Lees ook wat er na het delegeren verandert of neem contact op.
Dit artikel hoort bij de reeks Patronen en dilemma’s.
Verder lezen
- Delegeren. Wat verandert er daarna?
- Waarom neemt niemand eigenaarschap zoals ik dat doe?
- Besluiten worden genomen. Beweging blijft uit.
Alle vraagstukken staan op de overzichtspagina Patronen en dilemma’s.